Responsable administratif de l'Institut Méditerranéen d'Océanologie (MIO)

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drh-gpeec-mobilite@univ-amu.fr


Description du poste

Catégorie : A (IGE RF)

Service/Composante : M.I.O/OSU Institut Pytheas

Localisation du poste : M.I.O, UM 110, Bâtiment Oceanomed, Campus de Luminy, Marseille

BAP : J

Emploi type : « Gestion et Pilotage » administration et pilotage, J2C46 chargé-e de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel

Date de vacance du poste : 01/05/2020

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :

L'agent doit diriger en lien avec le directeur du laboratoire, les activités d'administration et de pilotage de l'Institut Méditerranéen d'Océanologie (M.I.O) unité mixte de recherche en Océanographie multi-tutelles (Aix Marseille Université (AMU), Univ. Toulon, CNRS-INSU, IRD) de 247 agents qui étudient le milieu marin par des approches biologiques, chimiques, physiques ou de modélisation. L'agent a sous sa responsabilité l'encadrement et le management de l'équipe administrative du laboratoire comprenant neuf agents. Il est épaulé par un agent IRD en charge des dossiers spécifiques de l'IRD, de six agents en charge de la gestion financière (deux agent CNRS, un agent IRD, deux agents universitaires Toulon, un agent en CDD), d'un agent CNRS chargé des RH et des contrats, enfin un agent CNRS chargé de la communication.

L'agent coordonne les différents services du laboratoire : budget, ressources humaines, communication en adéquation avec la direction du laboratoire. Il supervise toutes les grandes étapes budgétaires. Il établit et soumet un budget à partir des subventions des quatre différentes tutelles et des pourcentages contrats, contrôle sa répartition et son exécution. Il met en œuvre la procédure d'appel d'offre le cas échéant. Il réalise le suivi et l'analyse des recettes et des dépenses des quatre différentes tutelles et des pourcentages contrats. L'agent doit également assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès de certains partenaires internes à ses quatre tutelles et externes lors de réunions. Il doit également réaliser totalement ou assurer le suivi d'enquêtes, audits et évaluations demandés par les tutelles AMU, le CNRS, l'Université de Toulon, l'IRD. Il participe au réseau des responsables administratifs (RAD) des laboratoires d'AMU et de l'OSU Institut Pythéas. Il suit et analyse les indicateurs du tableau de bord, évalue et présente les résultats des actions. Il contrôle les résultats par projet.

L'agent coordonne les activités Institutionnelles et juridiques de la structure. Il organise les conseils (élection des représentants aux conseil du laboratoire, des représentants du M.I.O des différents conseils de l'OSU, et leur renouvellement convocation et ordre du jour des comités de direction et comités exécutifs). Il contrôle l'application des règles et des procédures administratives (hygiène sécurité, CET, congé). Il coordonne la veille réglementaire et le suivi du montage des dossiers.

Positionnement hiérarchique :
Rattaché à l'équipe de direction sous l'autorité directe du Directeur d'unité, l'agent est en relation avec les directeurs adjoints, les responsables des 5 équipes de recherches, les responsables d'axes transverses, de Pôles et de plateformes. Il est en relation avec la direction de l'OSU-Institut Pythéas, les services centraux des tutelles d'AMU, du CNRS, de l'université de Toulon.


Required profile

COMPETENCES REQUISES :

L'agent devra avoir de très bonnes connaissances générales de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements publics (EPCSCP et EPST) et de leurs circuits. Une bonne capacité managériale, des techniques de management d'une équipe d'administration, de la conduite des entretiens, de la conception des tableaux de bord, de la rédaction des rapports ou des documents est demandée. La capacité à déléguer, évaluer et à prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles est aussi indispensable. Un sens aigu, de la rigueur, de la fiabilité et de la communication est nécessaire.

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

Le M.I.O est une unité mixte de recherche multi tutelles (AMU, Univ. Toulon, CNRS, IRD) multi sites (Luminy-AMU et La Garde -Toulon). Le poste est localisé sur le campus universitaire de Marseille-Luminy (bâtiment Oceanomed). Des déplacements ponctuels à la journée sur Toulon devront être assurés avec une fréquence de l'ordre d'une fois par mois environ. Le volume financier est de l'ordre de 2 millions par an dont environ 60 à 70% de contrats. Le M.I.O comprend 247 agents dont 163 statutaires. Une certaine souplesse horaire est requise.

Le dossier de candidature, revêtu de l'avis du supérieur hiérarchique (CV + demande de mutation avec lorsque, cela est possible, copie du dernier entretien professionnel) devra être adressé, selon le périmètre concerné, par voie électronique à : drh-gpeec-mobilite@univ-amu.fr